مراحل إدارة المشروعات

ما هي مراحل إدارة المشروعات؟

إدارة المشروعات المختلفة تحتاج للعديد من الدراسات الدقيقة لنجاحها بشكل متميز، حيث أن علم الإدارة بشكل عام، من أبرز العلوم ذات الصلة بالحياة الإنسانية، فهدى تهدف إلى تنظيم العمليات الإدارية المختلفة بكافة أنواعها ومستوياتها حتى تحقق المصالح الفردية والجماعية للأفراد.

كما أنها تسهم في إيجاد أقوى الحلول اللازمة لكافة المشكلات، عن طريق ما يتم تنفيذه من العمليات المناسبة والمدروسة لتنسجم مع طبيعة الحياة المهنية المتعلقة بأنظمة محددة عن طريق بحوث العمليات وتحليل النظم الإدارية إدارة المعلومات.

ما هي مراحل إدارة المشروعات؟

 إن المشروع هو عبارة عن مجموعة من الأنشطة المطبقة لتحقيق أهداف معينة خلال فترة زمنية معينة، فهو بمثابة الوظيفة الإدارية التي تسعى لقيادة أي مشروع في أي مجال عن بدايته إلى أن يتم تنفيذه.

 

 دورة حياة المشروع

 يمر أي مشروع مهما كانت طبيعته وحجم أنشطته بدورة حياة، حيث أنها تتمثل في:

1.    التفكير بالمشروع

تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة التي تقوم بها بابتكار فكرة المشروع نفسه، والبحث من خلالها عن أولوية هذه الفكرة.

2.    التخطيط للمشروع

هذه المرحلة ينتقل بها المشروع من فكرة محددة إلى خطة تبرز اهدافه وجميع انشطته وخدماته بالإضافة إلى الفئات المستهدفة وطرق استخدامهم.

3.    رصد الموارد

أما عن هذه المرحلة يتم بها تحديد الموارد البشرية والمالية الذي يحتاجها المشروع لتنفيذه، بالإضافة إلى تعيين الأفراد وفرق العمل وتوزيع المسؤوليات عليهم.

4.    تنفيذ المشروع

يتم بها تطبيق المشروع والعمل على اداراته بشكل جيد، إضافة إلى التأكد من أنه يسير وفقًا إلى ما هو تم التخطيط إليه بالاتجاه السليم.

طريقة اختيار فكرة المشروع والعمل على مشاركتها

يمكن أن يؤدي تحديد الاحتياجات للوصول إلى أكثر من فكرة للارتباك، فقد تعجز عن تحديد الفكرة السليمة التي ترغب في تطبيقها، ولمعالجة هذا الوضع، لابد من عمل ترتيب للأفكار الخاصة بك على حسب اولويتها ودرجة أهميتها، ويمكن استخدام العوامل التالية لتحديد الفكرة السليمة لمشروعك:

1-      تحديد مدى تحقيق هذه الفكرة لرسالة مشروعك وأهدافه.

2-      تحديد مدى الاستفادة من تنفيذ هذه الفكرة.

3-      تحديد مدى تقبل الجمهور المستهدف لهذه الفكرة.

4-      تحديد الخبرة اللازمة في تطبيق المشروع.

5-      تحديد مدى توفر الإمكانات لتطبيق هذه الفكرة.

6-      تحديد التكلفة المطلوبة لتنفيذ الفكرة.

بعد اختيار فكرة المشروع، يحب عليك شرح الفكرة عن طريق إعدادها في ورقة مرجعية للفكرة ومناقشتها مع الأفراد الذين يقومون على تطبيق مشروعك.

كيف تخطط لمشروعك؟

 تأتي هذه المرحلة لتقوم بترجمة فكرة مشروعك إلى مجموعة من الأنشطة والأهداف المراد تنفيذها حيث يتم تنفيذ مهارات التخطيط الاعتيادية بهذه المرحلة.

ومهم جدًا أن تعمل على ربط خطة مشروعك بالخطة الاستراتيجية الخاصة به، لأن المشروع هو جزء من الخطة الاستراتيجية، علمًا أنه يمكنك إعداد خطة مشروعك بالاعتماد على العناصر الآتية:

1-   تحديد اسم المشروع

قم بابتكار اسم للمشروع الخاص بك وفقاً إلى اهدافة المراد تحقيقها، مع تصميم شعار لها.

2-   تحديد استراتيجية المشروع

يتم تحديد الاستراتيجية التي يسير عليها المشروع ليتم تنفيذه بنجاح.

3-   تحديد أهداف المشروع

في هذه المرحلة توضح أهداف المشروع الخاص بك المراد تحقيقها، ويجب أن تكون مؤدية إلى استراتيجية مشروعك.

 إعداد وصياغة الأهداف للمشاريع المختلفة

 1-يجب أن تكون محددة.

2-قابلة للقياس.

3-قابلة للتنفيذ.

4-أهداف واقعية.

إدارة موارد المشروع

لابد أن تقوم في هذه المرحلة على إعداد وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر الأعمال المختلفة بالمشروع، إضافة إلى تخصيص وإعداد الموارد المالية والعينية اللازمة لمشروعك كالتالي:

أولًا: الموارد البشرية

تحدد الوظائف الرئيسية لمشروعك، المتمثلة في مدير المشروع والمساعد والباحث بالإضافة إلى المحاسب والسكرتير وغيرها، لابد أن تعمل على تعيين الأفراد المناسبين لهذه الوظائف بدقة.

وتحدد أيضًا المهارات المطلوبة في كل وظيفة، لأن ذلك يساعد على أن تصل للموظفين المناسبين والقيام بتعيينهم، كما أنه يفضل تحديد مستوى المهارات للموظفين بالمشروع وتزودهم بالمهارات والخبرات الواسعة لرفع مستوى مهاراتهم للمشروع.

وضع نظام عمل لمشروعك عقب تحديد المهارات اللازمة للموظفين وتعيينهم وتدريبهم، حيث يتمثل هذا النظام في توزيع الأعمال والمهام الواجب تنفيذها على الموظفين المتخصصين لها.

ويجب أن تصل إلى نظام فعال من خلال وضع قائمة تتضمن على المهام المتوقع أن يقوم بها كل موظف للمشروع، وهو ما يطلق عليه "بالوصف الوظيفي" وذلك بعدما توزع المهام عليهم طبقًا على وصفهم الوظيفي.

ولكي تضمن الإنتاجية والفاعلية للموظفين، يجب أن تحدد الوقت والجهد المطلوبين لتطبيق الأعمال والمهام المختلفة الموكلة إليهم، وبالتالي تستطيع أن تضع جدولًا محدد للأعمال المخصصة للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب تنفيذها بالوقت والجهد.

ثانيًا: إدارة الموارد المالية والتقنيات والمعدات

في هذه المرحلة يتم رصد وإعداد الأموال والمعدات الخاصة بمشروعك، عن طريق تقديرها للأموال اللازم إنفاقها بالمشروع في مختلف المراحل والإجراءات والنشاطات الخاصة به.

 ويتم تحديد المعدات والاجهزة اللازمة للموظفين لتنفيذ أعمالهم في المشروع، ومن هنا يتم وضع موازنة تقديرية لمشروعك لتساعدك على مدى توفر هذه الأموال والتقنيات اللازمة لتطبيق المشروع.

تطبيق المشروع

هذه المرحلة يتم بها تنفيذ مشروعك والإعلان عنه، حيث يباشر فريق العمل تطبيق الإجراءات والأعمال المتفق عليها خلال خطة المشروع وخطة العمل الاستراتيجية، حيث تمكن أهمية ادارة المشروعات في هذه المرحلة على طرق التحكم بسير الأعمال الخاصة بالمشروع على حسب ما هو مخطط لها. والقيام بإدخال التعديلات والتحسينات الضرورية على الإجراءات والمهام الخاصة بمشروعك في حالة حدوث تغيرات بمحيط العمل.

ويمكنك متابعة سير الأعمال بمشروعك من خلال الأساليب التالية:

أولًا: متابعة خطة مشروعك

ليتم التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح لتحقيق الأهداف المرجوة منه، إضافة إلى متابعة الخدمات والانشطة التي تم عقدها وتقديمها بالوقت المناسب للفئات المستهدفة.
وتحديد الأنشطة المتبقية الواجب إنجازها، إضافة إلى التأكد من تناسق وتوافر المراحل والإجراءات اللازمة لتطبيق مشروعك، خصوصًا الإجراءات المرتبطة ببعضها البعض ضرورة المتابعة الدقيقة في تنفيذ خطة مشروعك بكافة جوانبه الموضوعية.

ثانيًا: متابعة الموارد المالية

يجب التأكد من أن رصيد المشروع المنفذ لا يعاني من أي قصور ونقص بالأموال، وأن يتم صرف الأموال على المستلزمات المخصصة له فقط، إضافة إلى التأكد من إتمام معالجة المصروفات الغير مخطط لها بشكل مستمر، أي ضرورة المتابعة بدقة خلال تنفيذ المشروع.

ثالثًا: متابعة طاقم العمل

حيث يهدف ذلك إلى تحقيق الانجازات والفعاليات اللازمة من الموظفين بالمشروع وضبطها نحو الاتجاه السليم، حيث يتم ذلك من خلال متابعتك إلى مدى التزامهم بتطبيق خطة مشروعك وخطة العمل.

إضافة إلى تجهيز تقارير العمل المطلوبة وعقد الاجتماعات اللازمة بشكل مستمر لمناقشة المشروع مع تبادل المعلومات والخبرات حوله، إضافة إلى متابعة مدى استعداداتهم لتطبيق الأنشطة المتبقية بالمشروع.

ومتابعتك إلى مدى التزامهم بتنفيذ المهام الخاص بهم واداء أدوارهم بشكل جيد ومدى تعاونهم كفريق عمل في تيسير إجراءات المشروع واتخاذ القرار الصائب تجاهه.

رابعًا: تطبيق استراتيجية إدارة المخاطر

 قد لا تستطيع أن تتوقع حدوث كل شيء بمرحلة التخطيط والإعداد لمشروعك، فهذا وضع طبيعي للغاية، ولكن يمكن أن يتعرض مشروعك لبعض المخاطر خلال عملية التنفيذ.

ومن هنا ضرورة تطبيق مخطط لازم لإدارة المخاطر، حيث أن يتمثل في تحديد عوامل الخطر وأسبابها وآثارها على مشروعك مع العمل على وضع حلول لأزمة وسريعة للقيام بمعالجتها على الفور.

وبواسطة هذه المتابعة المتكلمة لسير مشروعك، تستطيع أن تكون صورة واضحة لموقع مشروعك الحالي مع تحديد الإنجازات المراد تحقيقها بالمشروع والأمور المتبقية المراد تنفيذها.

 

ما هي مقومات إدارة المشروعات؟

 يتم تنفيذ أي مشروع من خلال أربعة ركائز أساسية تتمثل في التالي:

1-   الأموال

يجب توفير المال لتغطية كافة نفقات التأسيس والتشغيل بالمرحلة الأولى من المشروع، حيث يتم تحديد ذلك من خلال دراسة جدوى اقتصادية للمشروع.

2-   الإدارة

فهي تتولى إدارة المشروع منذ المرحلة الأولى في وضع دراسة الجدوى الاقتصادية إلى مراحل الإنتاج والعائد منه ودفع التكاليف.

3-   الأيدي العامة

يقومون بتيسير أمور الإنتاج وتنفيذ الرؤى الإدارية بالمشروع.

4-   المستلزمات

تتضمن على أرض المشروع أو الموقع بالإضافة إلى الآلات وأدوات الإنتاج والمواد الخام المطلوبة للمشروع.