استراتيجيات ادارة الوقت

استراتيجيات ادارة الوقت

الوقت أكثر المفاهيم صلابة ومرونة في نفس الوقت، وكل منا في هذا العالم يستخدم عبارات ومصطلحات لوصف علاقته بالوقت، مع أن الوقت المتاح لبعض الناس هو نفسه المتاح للآخرين فكلنا نستخدم تقويم واحد يحدد اليوم 24 ساعة والأسبوع سبعة أيام والشهر ثلاثون يوماً والسنة اثني عشر شهراً.

 

والإنسان يعيش في تناقض شديد عند استخدامه للوقت في الحياة العملية فيشعر أنه يملك الوقت عندما لا تكون أمامه أعمال كثيرة مطلوب إنجازها ويشعر أنه لا يملك الوقت أو يتحكم فيه عندما تكثر المهام والأعمال المطلوبة منه .

 إن الوقت مورد نادر يختلف عن الموارد الإنتاجية الأخرى بأنه لا يمكن تخزينه أو تجمعيه أو إحلاله أو شراؤه أو توفيره أو مضاعفته، ولذلك يفترض أن يستغل بشكل فعال وذلك لتحقيق الأهداف المحددة، في الفترة الزمنية المعينة لذلك، وإدارة الوقت تمثل منهجاً شاملاً ومتكاملاً لا يقبل أي تجزئه أو تقسيم وبالتالي فإن استغلاله يعني الاستغلال الكامل وليس الاستغلال الجزئي . 

أهمية إدارة  الوقت

الوقت مورد نادر لا يمكن إحلاله ، وغير قابل للتجديد والاختزان والتجميع والاستخراج والاستبدال ، لذلك لا بد من التعرف على الطريقة الأفضل لإدارته لتحقيق الاستفادة القصوى منه.

 

والوقت من موارد الإدارة المهمة وتكمن أهميته في أنه يؤثر على الطريقة التي تستخدم فيها الموارد الأخرى ، وهو رأس المال الحقيقي للإنسان وهو مقياس نجاح المنظمة، فالنجاح لا يقاس بتحقيق الأهداف وحسب ، بل متى تم تحقيقها؟ وما هي درجة الكفاءة والفاعلية التي أنجزتها؟

 

لذلك فإن دراسة الوقت لا تأتي من منطلق تغييره أو تعديله أو تطويره، بل من منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال وتقليل الوقت الضائع هدراً دون أي فائدة أو إنتاج.

 

وبالنسبة للمنظمات بشكل عام فإنها تتعامل مع العديد من المتغيرات البيئية المختلفة. وتستطيع المنظمة السيطرة على بعضها، وتفقد قدرتها في التحكم والتأثير على بعضها الآخر، ويعتبر الوقت من المتغيرات البيئية الخارجية والتي ليس لها أية سلطة أو قدرة للتحكم فيها. فليس هناك من يستطيع تقديم أو تأخير الوقت أو حتى زيادته أو تقليله.

 

و يشكو البعض من ضيق الوقت المحدد لإنجاز أعمالهم ، ويحاولون إقناع الآخرين أنه لو توفر الوقت الكافي لعملوا أكثر، وحققوا المزيد من الإنتاج، ويضطر بعض المديرين إلى إكمال عملهم الرسمي في البيت أو بعد الدوام المحدد لهم لإنجاز ما تبقى من العمل، وعلى الرغم من أن ذلك يدل على الإخلاص والالتزام بالعمل فهو حقيقة أحد مظاهر سوء استغلال الوقت المحدد بطريقة جيدة.

 

وفي الدول النامية لا يعطى الوقت الأهمية اللازمة، ففي العديد من المؤسسات يهدر الكثير منه دون استغلال كامل، ويصرف من غير حساب في مجالات لا تتصل بالعمل الرسمي وهذا بدوره يمثل عبثاً على الإنتاجية والتكاليف.

 

كما أن الدول النامية تعاني من قلة الموارد، لذا عليها استغلالها بشكل أمثل، وعلى الرغم من أن الوقت عنصر مهم ويدخل بشكل أساسي في جميع العمليات الإدارية إلا أن أهميته ما زالت غير مدركة بشكل كبير، مما يؤدي إلى هدره وسوء استغلاله.

 

الإدارة الفردية قبل المؤسسية :

لاشك في أهمية وضرورة إدارة الوقت بالنسبة لجميع الأفراد وباختلاف مواقعهم ووظائفهم ، لأن الفرد هو اللبنة الأساسية في كل شيء ، والإنسان المنظم يستطيع الإنتاج بشكل افضل في عمله وفي حياته الشخصية ، وبالتالي تعتبر المهارات المؤسسية لإدارة الوقت هي مجموع المهارات الفردية لحسن إدارة واستغلال الوقت، ومن هذه النقطة يمكن القول بأن إدارة الوقت تبدأ من الفرد ومن ثم ينعكس أثرها وفائدتها على المؤسسة والحياة العملية.

 

إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد

 

من الطبيعي أن يكون لكل شخص صفاته المميزة له والتي تحكمها العديد من العوامل، و أن هذه الصفات السلوكية تنعكس على تصرفات الشخص في جميع مناحي الحياة.

 

و لأهمية السلوك الشخصي في العمل فإن توجه الشركات الحالية في التوظيف هو ليس فقط المؤهل العلمي بل أيضاً الصفات الشخصية والتي من صورها اختبارات الشخصية والاختبارات النفسية، ورصد التصرفات في المقابلة الشخصية ، وهذه الخطوة تساهم كثيراً في نجاح العمل وتحقيق المكاسب الكبيرة للفرد والمؤسسة أو الشركة التي يعمل بها ، لأن الشخص يجد نفسه في العمل الذي يحبه ويلائم شخصيته وكذلك المؤسسة تنجح في وضع الكفاءات المناسبة في الأماكن المناسبة.

 

ومن أهم الانطباعات أو الصفات التي تهتم بها أي جهة كانت هي حسن إدارة الوقت ، لان إدارة الوقت تعمل على اختزال الطاقة والجهد وتوظيفها بالشكل الأمثل نحو مهام أخرى.

 

وحتى بالنسبة للموظفين الحاليين فإن الشركات والمؤسسات أصبحت تدرك أهمية تدريب موظفيها على المهارات الجديدة ليس في مجال العمل التخصصي وحسب ، وإنما أيضا بمحاولة تزويدهم بالمهارات السلوكية المفيدة لشخصيتهم وللعمل....

 

ومع أننا جميعاً نحس بأهمية الوقت إلا أننا متفاوتون في كيفية إدارة الوقت ، فهناك أشخاص منظمون بطبيعتهم ويستطيعون التنسيق بين حياتهم العملية والشخصية وينعكس ذلك على أدائهم وعلى أعمالهم بشكل إيجابي ( وأحياناً دون الحاجة إلى نماذج وجداول تساعده على ذلك ) ، وهناك أشخاص غير منظمين ينقلون عشوائيتهم معهم إلى العمل مما يعكس نتائج سلبية على حياتهم الشخصية والعملية ، ويؤدي إلى ضعف في الأداء وضعف التنسيق......

 

ولكن هذا لا يعني الاستسلام و أن لا يقوم الشخص بتطوير نفسه ؛ و يمكن معالجة هذا الوضع برغبة الشخص بالانتقال من وضعه الحالي أولا ثم البحث عن مواطن ونقاط الضعف ومحاول تلافيها أو على الأقل الحد منها، و يتم ذلك بتعلم مهارات إدارة الوقت.

 

و بالنسبة للشخص الذي لديه إحساس بأهمية الوقت تتعزز لديه هذه الأهمية ويتعلم الطرق الفنية والتقنية لتساعده على النجاح أكثر.

 

مفاهيم إدارة الوقت

مفهوم إدارة الوقت وإدارة الذات

في الحقيقة مفهوم إدارة الوقت ليس دقيقا جداً لان الوقت لا يمكن تغييره وتعديله وإنما الذي يحصل أننا نحاول أن نغير ونعدل من سلوكياتنا لنحقق الاستخدام الأمثل للوقت؛ ومن هنا جاءت الفكرة الأساسية " إدارة الوقت هي إدارة الذات ". والدليل على ذلك أن المهارات اللازمة لإدارة الآخرين هي نفسها المهارات اللازمة لإدارة الذات :التخطيط ، التفويض،التنظيم،التوجيه، والقيادة ، إن مفهوم إدارة الوقت يفترض أن لدى الشخص فكرة واضحة عما يريد أن ينجزه في حياته العملية و الشخصية .

أهلنا و إدارة الوقت :

        قد يتساءل البعض عن حاجتنا لإدارة الوقت وكيف كان أهلنا ناجحون دون الحاجة إلى نظام و نماذج معينة تساعدهم كما نحن الآن ! هذا الكلام إلى حد ما صحيح وفيما يلي بعض التفسيرات :

-          كان أهلنا يعتمدون على الفطرة و السجية في كل أمورهم.

-          كان طبيعة الناس ودودين ويعرفون بعضهم وكانت أمورهم واحتياجاته ومتطلباته واضحة.

-          كان لديهم تنظيم فطري للوقت وكانوا عادة يربطون أنشطتهم بأوقات الصلاة ، فمثلا يبدءون العمل من بعد صلاة الفجر إلى الظهر ثم يستريحون قليلا ثم يتابعوا ، وكانت الزيارات العائلية والتقاء الأصدقاء بعد صلاة المغرب......و هكذا فقد كان لدى أهلنا إدارة للوقت مجددة بزمان ومكان معين.

-          كما كان لديهم عدد من المبادئ مثل إنجاز أمر معين بوقت معين مثلاً حين كانوا يربطونها بالمواسم المختلفة .....

-          بساطة الحياة وعدم تعقيدها كما هي الآن ، حتى أصبح التعقيد والتداخل من سمة هذه الحياة في كل مناحيها.

-          سيطرة مبدأ الحياة المادية الآن، فحتى تضمن الحد الأدنى من العيش الكريم يجب أن تسعى بكل طاقتك وبكل الطرق الممكنة لتوفير احتياجاتك المتعددة ( والتي قد تكون من الكماليات  أحيانا). مما يجعلك تحس انك في دوامة لا تنتهي من الطلبات و السعي الدائم.

-          عدم وجود الضغط و القلق النفسي الذي نعانيه الآن ، و ربما كان للبيئة أثر كبير في الراحة النفسية ، و لأننا الآن أينما نتوجه فإننا نجد أنفسنا محاطون بجدران إسمنتية مما يترك أثراً بالضيق علينا ويؤدي إلى الضغط والإجهاد.

-          كثرة التشعبات حتى في الأمر أو الموضوع الواحد الآن . مما يجعل العقل والذهن مثقلا و عاجزا عن تذكرها جميعاً في وقت واحد مما يستدعي وسائل مساعدة على ذلك.

 

 

خطوات تطوير الإرادة الذاتية

 

1. قيّم كيفية استخدامك للوقت

 

1-      يوجد عدة اختبارات  لمعرفة استخدامك للوقت، كان أحدها وأشملها الذي كان في بداية الدورة ، وبعد أن تعرفت على وضعك الحالي حاول التركيز على ما يساعدك في العرض التالي لمحاولة تطوير قدراتك الذاتية أولا لإدارة الوقت

2-      استخدم نموذج لتحليل الوقت وضع خانة للتعليقات والملاحظات حتى تستخدمه في تقييم ما تقوم به ولتطبيق ما سنتناوله في محاولة تطوير استخدام الوقت

3-       بعد تسجيل نشاطات كل يوم لاحظ أين تنفق وقتك وسجل ملاحظاتك على النموذج و لخص أهم النتائج على ورقة منفصلة إذا لزم الأمر.

4-      الآن حاول التفكير في الأسئلة التالية :

-          ما أكثر ما يسرك في كيفية استخدامك للوقت؟

-          ما النشاط الذي ترغب بإنفاق وقت أكثر عليه؟

-          ما هو النشاط الذي تود أو لديك القدرة على إنفاق وقت أقل عليه.

-          ما الذي فاجأك عن نفسك في كيفية استخدامك للوقت؟

-          ما هو الشيء الهام الذي تود أن يبقى في بالك وأنت تنفق الوقت؟